System Elektroniczej Poczty Policji
REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (RODO*)
Nazwa zbioru: SYSTEM ELEKTRONICZNEJ POCZTY POLICJI ( SEPP )
Komórka organizacyjna : KOMENDA POWIATOWA POLICJI W SKARŻYSKU-KAMIENNEJ, KOMISARIAT POLICJI W SUCHEDNIOWIE, KOMENDA POWIATOWA POLICJI W SKARŻYSKU-KAMIENNEJ- Wydział Ogólny
a)
imię i nazwisko lub nazwa oraz dane kontaktowe:
- administratora danych:
KOMENDANT GŁÓWNY POLICJI
działającego w imieniu administratora:
KOMENDANT POWIATOWY POLICJI W SKARŻYSKU-KAMIENNEJ
dane kontaktowe: ul. Szydłowiecka 22 26-110 Skarżysko-Kamienna
tel. 47 8044 206
- inspektor ochrony danych :
Karolina Pomorska
dane kontaktowe: ul. Szydłowiecka 22, 26-110 Skarżysko-Kamienna,
tel. 47 8044 214,
iod.skarzysko@ki.policja.gov.pl.
b)
cele przetwarzania:
realizacja zadań ustawowych Policji , usprawnienie realizacji zadań służbowych i pracy grupowej za pomocą poczty elektronicznej.
podstawa prawna przetwarzania danych z art. 6 ust. 1 RODO*:
ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o policji (Dz. U. z 2025r. poz. 636, z późn. zm.),
ustawa z dnia 23 grudnia 1997 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108, ze zm.),
ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1889, ze zm.),
ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781),
ustawa z dnia 5 września 2016r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2019r. poz. 162, z późn. zm.),
zarządzenie nr 29 KGP z dnia 11 sierpnia 2017 r. w sprawie form uwierzytelniania użytkowników systemów teleinformatycznych Policji przeznaczonych do przetwarzania informacji jawnych.
podstawa prawna prowadzenia zbioru danych:
- Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 o Policji (Dz.U. z 2025 r. poz. 636 z późn. zm.),
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119/1 z 2016r., z późn. zm.),
Ustawa z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019r. poz. 1781).
Ustawa z dnia 14 grudnia 2018r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku zapobieganiem
i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. poz. 125).
Ustawa z dnia 21 lutego 2019r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. z 2019r. poz. 730).
Wymagania dotyczące standardów technicznych, użytkowych oraz bezpieczeństwa, stosowanych w Policji
w zakresie informatyki i łączności”, l.dz. Lj-2466/2024 z 2024 roku.
Wytyczne Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych umieszczone na stronie www.uodo.gov.pl.
c)
opis kategorii:
osób, których dane dotyczą: w zbiorze figurują dane identyfikacyjne funkcjonariuszy i pracowników Policji i ich środki uwierzytelniające, oraz dane osobowe znajdujące się w skrzynkach pocztowych użytkowników SEPP w treści prowadzonej korespondencji za pomocą elektronicznej poczty Policji (email),
danych osobowych: imię i nazwisko funkcjonariusza/pracownika Policji, identyfikator kadrowy, jednostka organizacyjna, ID jednostki organizacyjnej, stanowisko, przełożony, bezpośredni przełożony, adres email służbowy, nr telefonu służbowego, hasło dostępowe do SEPP, rodzaj wykonywanej czynności w odniesieniu do każdej wiadomości w skrzynce pocztowej użytkownika, tj. znaczniki czasu (przeglądanie /przesyłanie /przekazywanie/ usuwanie/ odebranie wiadomości), wybrane pola z nr PESEL data urodzenia.
d)
kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych:
Funkcjonariusze i pracownicy Policji oraz adresaci zewnętrzni (z poza Policji) poczty elektronicznej,
z którymi prowadzona jest korespondencja służbowa z wykorzystaniem elektronicznej poczty Policji.
e)
gdy ma to zastosowanie, informację o przekazaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi, dokumentację odpowiednich zabezpieczeń:
dane nie są przekazywane
f)
planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych, okres przechowywania:
do 3 lat.
* rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE.L Nr 119 z 04.05.2016, , str. 1, z późn. zm.[1]).
[1]Zmiana wymienionego rozporządzenia została ogłoszona w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018 r. str. 2.